CONTEXTE
Creative Associates International Inc. est une entreprise de services professionnels dynamique et en pleine croissance spécialisée dans le développement international, notamment dans les domaines de l’éducation et de la stabilisation des environnements post-conflits. Basée à Washington DC, l’entreprise est présente dans 30 pays à travers le monde avec un portefeuille robuste de projets qui inclut des contrats globaux avec l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) et d’autres clients dont le Département d’État et le Ministère Américain de la Défense. L’entreprise a acquis une solide réputation auprès de ses clients dans le monde entier et jouit d’une bonne estime de la part de ses concurrents et de ses partenaires.

DESCRIPTION DU PROGRAMME
Le Programme Régional D’Appui aux Pays Côtiers (PRAPC) fournit un soutien aux partenaires locaux dans cinq Pays côtiers d'Afrique de l'Ouest pour résister aux pressions croissantes des organisations extrémistes violentes en s'attaquant aux facteurs d'instabilité, notamment : les conflits localisés, la marginalisation ethnoreligieuse, le manque de compréhension de la menace des OEV, les griefs locaux contre les structures de gouvernance et la faible cohésion sociale. PRAPC complète la présence plus large de l'USAID dans la région en fournissant une programmation à court terme et ciblée qui réduit les possibilités d'expansion des OEV et aide les gouvernements nationaux et les communautés locales à renforcer leurs capacités de prévention.

RESUME DU POSTE
Le Spécialiste Finance et Subventions (SFS) sera chargé de la gestion efficace et efficiente des subventions sur le terrain et de veiller à ce que les exigences en matière de paiement soient respectées conformément aux politiques et procédures de l'USAID et de Creative. Le SFS soutiendra la mise en œuvre des procédures financières en conformité avec les politiques et procédures de Creative et de l'USAID, selon les besoins. Il/elle s'assurera également que la fonction de gestion et d'administration des subventions est réalisée conformément aux politiques et procédures de Creative et de l'USAID ; et travaillera au renforcement des capacités des bénéficiaires de subventions ainsi que des autres membres du personnel dans le domaine de la gestion des subventions.

Note sur le lieu de travail : Ce poste sera basé à Dapaong, Région des Savanes, au Togo.

RAPPORTAGE & SUPERVISION
Le Responsable des finances et des subventions rend compte au Gestionnaire Régional du Programme pour les questions quotidiennes au Togo et recevra une supervision technique et un contrôle de la part du gestionnaire régional des subventions basé à Abuja, au Nigeria.

RESPONSIBILITES PRINCIPALES

Les principales responsabilités comprennent les éléments suivants, sans que la liste soit exhaustive :

• Tenir à jour les dossiers financiers des subventions et aider au suivi financier des sous-traitants locaux et des contrats à prix fixe, selon les besoins ;
• Être responsable du contrôle de la qualité et de l'intégrité des données dans la base de données des subventions en ligne de Creative, et veiller à ce que les données du système soient toujours à jour ;
• Assurer la supervision et la gestion du personnel chargé des subventions et du programme de subventions ;
• Élaborer, en coordination avec le responsable du développement du programme, les budgets des activités de subvention. Surveiller, examiner et réviser les budgets et les plans, selon les besoins ;
• Gérer les engagements financiers, les dépenses et les désengagements du pool d'activités et de toutes les sources de fonds du programme et s'assurer que les fichiers maîtres des subventions sont toujours à jour et prêts pour la vérification ;
• Préparer le dossier de subvention (contrat, negmemo, FED, ....), obtenir toutes les signatures et les classer selon les procédures,
• Mettre à jour et maintenir les fichiers de subventions dans OTI Anywhere, sur le SharePoint de Creative, et générer des rapports internes hebdomadaires sur les subventions ;
• Contrôler la conformité des bénéficiaires avec les politiques de subventions de Creative, telles qu'elles sont détaillées dans le manuel de subventions, par le biais de visites sur le terrain et de l'examen des rapports financiers, et porter les problèmes potentiels de non-conformité à l'attention des responsables ;
• Réconciliation financière à la fin des subventions et ajustements nécessaires avant clôtures (de-obligation, majoration) ;
• Coordonner étroitement avec le personnel des programmes pour assurer l'administration et le suivi des accords de subvention en temps voulu ;
• Coordonner avec le personnel des achats et du programme pour faciliter les réunions de lancement des bénéficiaires, le suivi et la clôture des activités de subvention ;
• Préparation des demandes d'achats pour les différentes lignes en natures dans les subventions accordées, suivi de leur acquisition et transfert aux bénéficiaires ;
• Aider à la préparation des rapports financiers pour le siège avant de les soumettre au responsable des finances et mettre en place des procédures et des formulaires pour la demande et l'émission de fonds pour les besoins du programme ;
• Aider le responsable des finances à prévoir et à demander des transferts de fonds au siège afin de garantir un approvisionnement adéquat en fonds dans le pays ;
• Toute autre tâche, à la demande du Gestionnaire de programme régional ou du Gestionnaire des subventions ;

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

• Diplôme d’étude secondaire obligatoire. Diplôme universitaire (licence) en finance/comptabilité professionnelle fortement désiré. Qualification professionnelle en finance et comptabilité un atout.
• Avoir au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle générale dans des contextes opérationnels complexes et difficiles, et deux (2) ans et plus d’expérience spécifique liée au poste.
• Avoir de fortes compétences en informatique et dans l’utilisation de logiciel de comptabilité et de finance.
• Expérience des finances et de la budgétisation de programmes de l'USAID (de préférence) ou de travaux similaires pour d'autres donateurs/agences gouvernementales américaines. Expérience antérieure en matière de subventions USAID fortement souhaitée. Avoir une expérience antérieure de gestion de subvention sous financement USAID serait un atout déterminant.
• Avoir une forte compétence organisationnelle, flexibilité et pouvoir travailler sous la pression en gérant diverses priorités dans un environnement dynamique.
• Compétences en matière de direction d'équipe et capacité à superviser une petite équipe
• Maîtrise du français écrit et parlé ;
• Connaissance avancée de l'anglais parlé et écrit fortement souhaitée, niveau moyen requis ;
• Maitrise de langues locales du nord du Togo souhaitée
• Doit être prêt à être basé dans le nord du Togo.